Durante la pandemia, como no se podían hacer encuentros presenciales, se pusieron de moda los Webinars y eventos virtuales en el sector empresarial.

En 2020, ante la situación de crisis el 90% de las empresas empezaron a realizar eventos virtuales. Y el 80% de las empresas afirman estar satisfechas con los resultados obtenidos.

Y es que los Webinar han favorecido al desarrollo y crecimiento de muchas  empresas durante estos últimos años.

¿Qué es un Webinar?

Un webinar o seminario web es un formato de video en vivo sobre un tema especializado. Su principal objetivo es que los usuarios participen e interactúen con las marcas.

El 73% de los comerciales del sector B2B afirman que el webinar es una de las mejores formas para generar clientes potenciales.

De hecho, según la finalidad del Webinar puede ayudarte a generar Leads, incrementar las conversiones, mejorar el Brand Awareness e incluso a aumentar las ventas y los  beneficios de tu empresa.

¿Qué ventajas tiene hacer un Webinar?

  • Es sencillo de realizar: No necesitas grandes recursos para crear y organizar un Webinar.
  • Es barato: en comparación con un evento presencial es mucho más económico.
  • Es versátil: puedes hacer un Webinar sobre cualquier y  tipo de contenido.
  • Es visual: es fácil de seguir por los usuarios
  • Aumenta la visibilidad de marca: Ayuda a mostrar marcas, productos y servicios de forma no intrusiva.
  • Te posiciona como marca: Te permite posicionar tu marca en la mente del consumidor como experta en el sector.
  • Te permite captar leads: Puedes aumentar fácilmente tu base de datos de contactos y clientes potenciales.
  • Te permite nutrir y educar a los usuarios: puedes acompañar al usuario durante todas las fases del Customer Journey.

 

Ahora que ya sabes qué es un Webinar y cuáles son sus beneficios, vamos a darte los mejores consejos para que tu Webinar sea todo un éxito. ¡Toma nota!

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5 claves para que tu Webinar sea un éxito

Si tienes pensado hacer un webinar, no te pierdas estos consejos que te ayudarán a que tu próximo Webinar sea todo un éxito de audiencia y contenido.

1. Define los objetivos

Que vaya bien un Webinar dependerá de los objetivos estratégicos que tengas.

Por eso, es importante que definas por qué vas a realizar un Webinar y qué es lo que quieres conseguir con él. 

Para definir los objetivos puedes preguntarte:

  • ¿Qué quiero conseguir con el Webinar?: ¿Ganar visibilidad? ¿Conversiones?  ¿Conocer a mis clientes potenciales?

Cuanto más y mejor definidos estén los objetivos del Webinar más fácil será desarrollar estrategias y acciones que te ayuden a conseguirlos.

En este punto, puedes definir el presupuesto según tus objetivos. Por ejemplo: si quieres llegar al máximo de personas, hacer un webinar gratuito será la mejor opción para conseguir un mayor alcance. En cambio, la opción de webinar de pago puede ser una buena alternativa para educar,  nutrir clientes potenciales, para ofrecer contenido premium, fidelizar, etc.

Si quieres definir los objetivos perfectos para tu webinar, no te pierdas el artículo “Cómo definir los objetivos de marketing y comunicación de tu empresa” que te será de ayuda para definir los objetivos SMART.

 

2. Conoce a tu audiencia

Una vez tengas claros los objetivos por los que necesitas hacer el Webinar, tendrás que definir quién quieres que asista. 

Puedes definir tu Buyer Persona para así conocer a tu cliente ideal. Y no sólo eso, sino cómo es, dónde se encuentra y qué intereses tiene.

Además de los típicos aspectos sociodemográficos, para elaborar una Buyer Persona será clave tener en cuenta su personalidad, actitud, intereses, problemas, etc.

Ésta mirada más amplia y profunda te ayudará a conocer las motivaciones y frustraciones del cliente para saber cómo comunicarte con él.

Puedes crear tantos Buyer personas como tipos de clientes tengas.

Ten en cuenta que si sabes cómo son tus clientes potenciales será más fácilencontrar los medios adecuados para llegar hasta ellos.Así cómo determinar la forma de comunicarte con ellos y qué decirles en cada momento.

Cuanto más conozcas a tu audiencia, más probable será que tu Webinar sea un éxito.

 

3. Temática

Definir los objetivos y conocer a tu audiencia te permitirá saber qué contenido le interesa a tus clientes. Ésto te ayudará a definir cuál será la temática más adecuada para tu Webinar.

La temática debe ser atractiva para los usuarios, ya que  si no les interesa el tema probablemente ya no quieran saber más.

Por eso debes pensar en las necesidades de tus clientes y ofrecerles contenido útil y de valor.

Algunos tipos de temáticas que puedes hacer son:

  • Informativos sobre un tema en concreto
  • Formativos
  • De demostración de producto
  • Educativos
  • Tecnología e innovación

Es importante dedicar tiempo tanto al tema como al titular para que éstos sean llamativos. 

También, es fundamental cuidar el diseño de todos los pasos y procesos del Webinar. Cuanto más visual sea, más impacto tendrá y más fácil será recordarlo.

Además, es importante que trabajes el dinamismo y fluidez de tu evento virtual. El Webinar ha de ser educativo o informativo, pero a la vez entretenido, interesante y ameno para que sea fácil de seguir por la audiencia y consigas tus objetivos.

 

4. Comunica tu Webinar

Ten en cuenta que para realizar un Webinar necesitas una Landing Page y una plataforma desde la cuál emitirás el Webinar en directo.

Por un lado, para promocionar el Webinar vas a necesitar crear una Landing Page con toda la información necesaria para los usuarios.

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Por ejemplo, la temática del Webinar, un mini resumen, fecha y hora y un formulario para rellenar con los datos básicos del asistente (mínimo nombre y correo).

Recuerda añadir una llamada a la acción llamativa en tu Landing Page que  incite al usuario a hacer Click.

Por ejemplo, si quieres que el usuario se registre puedes poner “¡Apuntarme ahora!” o “Reservar mi plaza”.

Cuanto más simple y clara sea la Landing Page, más fácil será que los usuarios se registren.

Además, puedes añadir una cuenta atrás para dar sensación de urgencia e incentivar los registros.

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Por otro lado, existen muchas plataformas en las que puedes realizar un Webinar: Más básicas, más completas, más personalizables, gratuitas, de pago, etc…

No tienes porqué escoger la mejor del mercado sino la que más se adapte a tus necesidades, objetivos y presupuesto.

Pero hay ciertos requisitos que debes tener en cuenta. Por ejemplo, que te ofrezca una buena conexión y resolución, que sea intuitiva, moderna, que te deje añadir elementos corporativos, etc..

Ten en cuenta que cuanto más recursos tenga  y más personalizable sea, más valor de marca te aportará.

Una vez hayas definido el Webinar y hayas establecido un día y una hora podrás empezar a promocionarlo.

Para promocionarlo tienes que tener en cuenta 3 fases:

I) Registro al Webinar

Debes comunicar a los usuarios con antelación, ya que los asistentes necesitan organizarse. Si comunicas el Webinar unos días antes es probable que la mayoría no asistan.

Es recomendable empezar a promocionarlo con un mes de antelación.

Piensa que es probable que el primer mensaje no impacte en el usuario. Por eso, seguramente necesites crear diferentes secuencias de mensajes de recordación para registrarse.

Existen herramientas de Marketing Automation con las que podrás programar estas secuencias.

Además, te permite crear diferentes respuestas según si has recibido respuesta o no.

Por ejemplo, si el usuario no ha leído el mensaje puedes programar que al cabo de 3 días se le envíe otro mensaje al usuario o en cambio en el caso de que se haya registrado enviarle un mensaje de confirmación del registro.

No hay un canal específico para promocionar el Webinar. Dependerá de tus objetivos.

Si el Webinar es público, puedes combinar varios canales para tener un mayor alcance: SEM, Social Media Marketing, Email marketing, etc.

Ten en cuenta que la mayoría de las inscripciones no se realizan en redes sociales. Sin embargo, son el medio más importante para crear expectativas y enviar asistentes potenciales hacia la landing de registro.

Por eso, puedes hacer una estrategia de promoción con contenido orgánico y a parte una campaña pagada.

Recuerda que lo importante es que los usuarios se registren a tu Webinar. Así que no olvides cuidar los detalles.

El 79% de los compradores están dispuestos a registrarse y dar su información de contacto a cambio de un webinar. 

Pero además del mensaje, un buen diseño es fundamental. Si el diseño y título no son llamativos probablemente el usuario no lea el mensaje.

Así que procura cuidar todos los elementos: el título, el fondo, la forma, las imágenes…

El contenido debe ser visual, atractivo y de valor para los usuarios. Solo así conseguirás generar interés a los clientes potenciales y la necesidad de asistir al Webinar.

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II) Asistencia al Webinar:

Los usuarios ya se han registrado, así que ahora toca la fase de fidelización.

Es decir, conseguir que los usuarios registrados asistan al directo.

Para esta fase la comunicación puede ser mediante Email Marketing o SMS marketing.

Un mensaje de confirmación del registro al Webinar con un botón para agendarlo directamente en el calendario de Google, IOS o Outlook y el enlace directo a la sala de espera te ayudará a mejorar la asistencia.

Es importante seguir manteniendo el contacto con el usuario e ir ofreciendo información de valor. Y es aquí donde entran en juego los recordatorios de asistencia.

Lo ideal es enviar un recordatorio entre 15 días y una semana antes. Y otro segundo recordatorio entre 1 hora y 15 minutos antes del webinar.

Si además en estos recordatorios vuelves a incluir el enlace a la sala del Webinar te será mucho más fácil que los registrados asistan al evento.

En todos estos recordatorios, el diseño debe ser atractivo y muy visual para mantener al público interesado. Puedes incluso ir haciendo pequeños adelantos de lo que se tratará en el Webinar. Así aumentarás el interés en el evento en cada comunicación que hagas.

En esta fase también puedes ofrecer contenido exclusivo para acercarte más a tu audiencia.

Una vez los usuarios se hayan registrado y asistido al Webinar llegamos a la última fase de comunicación.

 

III) Durante el Webinar

Llega el momento de hacer el Webinar en vivo.

Primero de todo, haz un ensayo.

En el ensayo es fundamental asegurar que todos los ponentes tienen buena conexión. Una vez tengas este punto solucionado podrás probar la cámara, el sonido, el chat, buscar que haya buena luz, y ¡probar y practicar!

Una vez comprobado todos estos aspectos, estarás preparado para realizar tu Webinar en directo con éxito.

Es recomendable utilizar todos los recursos que ofrece la plataforma seleccionada durante la transmisión.

En la sala de espera antes de que empiece el webinar puedes poner un vídeo corporativo sobre la marca, presentar los ponentes con el nombre, presentaciones o carteles.

Además, puedes hablar por el chat o hacer preguntas y respuestas.

Durante el webinar, puedes seguir utilizando estos recursos o introducir otros como Banners de tu web y productos o con contenido descargable e incluso, hacer sorteos en directo.

También es un buen momento para ofrecer algún tipo de contenido exclusivo a los usuarios.

Según el tipo de producto o servicio que ofrezcas puede ser un descuento exclusivo para asistentes, por ejemplo.

En esta fase la comunicación es clave. Por eso, debes aprovechar para motivar a los asistentes a participar e interactuar.

También puedes añadir música al Webinar con un inicio y un cierre corporativo para que sea más dinámico.

Realmente un Webinar ofrece un gran abanico de posibilidades. ¡Así que sé creativo!

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IV) Replay del Webinar: 

Una vez terminado el Webinar puedes seguir sacándole jugo.

Por un lado tienes a los asistentes del Webinar a los que puedes enviar un mensaje de “gracias por tu asistencia” y una encuesta de satisfacción. 

Además, es un buen momento para ofrecer el Webinar grabado para que lo vuelvan a ver o lo compartan con su círculo.

Por otro lado, tienes que tener en cuenta los usuarios que se registraron pero no asistieron. En este caso, puedes aprovechar para redistribuir la grabación, ya que es una buena oportunidad para demostrar que te acuerdas de ellos.

¡Aprovecha para promocionar tu Webinar! Hay muchas más maneras de redistribuir el Webinar:

  • Registrados: Probablemente habrá registrados que no asistan al Webinar en directo. Seguro estarán muy interesados en verlo en diferido.
  • Amigos y familia: aunque no formen parte de tu audiencia, pueden conocer a personas que sí lo son.
  • Clientes potenciales: Distribuir el Webinar entre tus clientes potenciales a través del correo electrónico.
  • Web: Publicarlo en tu página web o hacerlo Premium.
  • Redes sociales: puedes utilizar partes de la grabación y compartirlas en las redes sociales que está presente la empresa.
  • Paid Media: Y en el caso de tener presupuesto, ¡haz publicidad pagada!

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Llegados a este punto, sólo quedará medir y analizar los resultados obtenidos.

5. Haz seguimiento de los resultados

Existen métricas y KPI’S que te permitirán medir los resultados y sacar conclusiones para futuros Webinars.

Además puedes el Webinar puede ser útil para estrategias futuras.

Por ejemplo, puedes utilizar partes de la grabación y compartirlas en redes sociales.

Medir los resultados y hacer un seguimiento te permitirá saber si has logrados los objetivos definidos y por lo tanto  si el Webinar ha sido un éxito.

Por eso,  hacer un seguimiento de los resultados te ayudará a encontrar los puntos fuertes y débiles. Y así tendrás la oportunidad de mejorar en el siguiente Webinar.

Si sigues todos los pasos que te hemos explicado es posible que tu Webinar sea un éxito, pero ten en cuenta que siempre se puede mejorar algo así que no te olvides de medir, analizar y sacar conclusiones.

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Ahora que ya sabes los pasos que debes seguir para que tu Webinar sea un éxito ¡Ya puedes crear tu propio Webinar! 

Y ¡no dudes en contactarnos! si no sabes cómo o tienes dudas. Estaremos encantados de ayudarte.

 

Fuentes: Streamyng, MCI, Curata.

 

 

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